ERP-Systeme effizienter nutzen
November 6, 2016 . By conda . Leave Comment
Haben Sie schon mal über ein Audit Ihrer ERP- und Software-Landschaft nachgedacht?
ERP-Audit:
ERP-Systeme effizienter nutzen
Haben Sie sich bei der Nutzung eines ERP-Systems schon mal zur folgenden Frage Gedanken gemacht: wie effektiv ist Ihr ERP und wie effizient nutzen Sie es?
Zur Verdeutlichung: effektiv ist all das, was mich der Erreichung meines Ziels näher bringt. Darüberhinaus ist es auch noch effizient, wenn das möglichst wirtschaftlich geschieht. Aber: nicht alles, was effektiv ist, muss gleichzeitig auch wirtschaftlich sein, und nicht alles, was effizient ist, dient der Zielerreichung, also der Effektivität. Erstrebenswert – allerdings selten erreicht – ist der Zustand gleichzeitiger hoher Effektivität und Effizienz. Selbstverständlich ist auch für den Einsatz eines ERP-Systems dieser Zustand erstrebenswert.
ERP kann ein effektives Werkzeug sein, wenn es um die Erreichung von Unternehmenszielen geht. Diese Ziele beschränken sich nicht auf pure Software- oder IT-Aspekte:
- Kosten senken, Rationalisierungspotenziale realisieren;
- Software-Landschaft konsolidieren („Inseln“ beseitigen), Umstieg auf ein zukunftsfähiges System;
- Abläufe vereinfachen, Prozesskosten senken, Flexibilität und Schnelligkeit steigern;
- Funktionsumfang erweitern, Anwenderfreundlichkeit verbessern;
- Informations-Qualität und –Verfügbarkeit steigern.
Auch wenn es Unternehmen gibt, die – bewusst oder unbewusst — keine eindeutigen oder messbaren Ziele für den ERP-Einsatz definieren, kann man insgesamt – wohlwollend betrachtet – feststellen, dass man durch den Einsatz eines ERP’s effektiver wird. Falls ein Unternehmen aber Ziele für den ERP-Einsatz formuliert hat, wird dennoch eine Betrachtung der Effektivität höchst selten angestellt, zumal sich bei einigen Zielsetzungen erst nach geraumer Zeit feststellen lässt, wie effektiv sie erreicht wurden. Um dennoch dieses wichtige Kriterium für die Unternehmenssteuerung nutzbar zu machen, können Kennzahlen für den ERP-Einsatz ermittelt werden, auch wenn das ERP sich schon im Einsatz befindet (z.B. Vorher-/Nachher-Analysen):
- Durchlaufzeit von Aufträgen
- Dauer von Monats- oder Jahresabschluss
- Prozesskosten in Bereich –xy-
- Verfügbarkeit von Informationen
- Prozessabdeckung
- etc.
Aber Effektivität ist nur die eine Seite der Medaille; Effizienz ist die andere! Die Einführung eines ERP-Systems ist für viele Unternehmen mit derart hohen Kosten verbunden, dass nicht selten die Investitions-Budgets für ein oder gar zwei Jahre von diesem Vorhaben dominiert werden. Vergleichbar zum Einsatz einer neuen Maschine sollte man meinen, dass Effizienz das oberste Gebot bei der ERP-Nutzung sei! Bei einer Maschine wird schließlich auch stetig geprüft und controlled, ob die Wirtschaftlichkeit gegeben ist.
Aber bei ERP? Einmal eingeführt schaut man nicht mehr so genau hin.
Wer überprüft hier, ob die Unterstützung durch das neue System wirtschaftlich ist, ob sich durch ERP-Einsatz die Profitabilität des Unternehmens verbessert? Wie effizient wird das neue System eingesetzt, oder werden Ressourcen vergeudet? Vor der Beantwortung derartiger Fragen drückt man sich gerne, weil – besonders vor dem Hintergrund der hohen Investition – unangenehme Wahrheiten ans Tageslicht kommen können. Diese Scheuklappen müssen auf jeden Fall beseitigt werden, Schuldzuweisungen sind fehl am Platz! Denn der ERP-Einsatz unterliegt tagtäglich vielen Einflüssen und gar Blockaden oder Attacken (in der Regel schleichend, unvermeidbar, ungewollt und unbewusst), die negative Folgen für den effizienten Einsatz haben.
Die Beseitigung der Folgen dieser negativen Einflüsse führt unvermeidlich zu folgenden Situationen:
- es muss Kapital eingesetzt werden.
- interne und externe Manpower wird gebunden.
- es vergeht teilweise viel Zeit, bis neue Lösungen gefunden und etabliert sind.
- es muss neues Fachwissen, eventuell sogar ein neuer Mitarbeiter aufgebaut werden.
Wenn Verantwortliche dann vor kritischen Fragen und unangenehmen Antworten zurückschrecken, schadet das dem Unternehmen mehr als es hilft. Wie in aller Regel: offene Kommunikation und selbstkritische Unternehmenskultur helfen enorm, diesen Effizienz-Fallen aus dem Weg gehen zu können.
Abschließend ein – sicher nicht komplettes — Listing möglicher Effizienz-Fallen:
➤ „sub-optimaler“ ERP-Einsatz:
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• viele Möglichkeiten des Systems liegen brach.
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• Es entstehen neue Software-Inseln (es gibt viele Gründe; hier nur
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einige Beispiele):
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— aus Unkenntnis der bereits vorhandenen Möglichkeiten.
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— eine 95%-Lösung ist vermeintlich nicht gut genug.
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— Unwille zu Prozess-Veränderungen
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— Bereichsschranken
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• Daten-Friedhöfe: es werden viele Daten erfasst (vielleicht sogar in
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guter Qualität), dann aber „eingegraben und vergessen“.
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• Prozesse werden zu komplex gestaltet, man hält an „alten Zöpfen“
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fest.
➤ Schulung:
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• sind die Mitarbeiter ausreichend geschult worden?
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• Werden regelmäßig Nachschulungen vorgenommen?
➤ Aktualität des ERP-Systems:
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• Wird das ERP im Unternehmen selbst auf der Höhe der Zeit
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gehalten?
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• Wird das ERP durch den Anbieter auf der Höhe der Zeit gehalten?
➤ ERP-Administration:
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• Ist das ERP-Team über Neu-Entwicklungen informiert?
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• Ist das ERP-Team an der Gestaltung der Prozesse beteiligt?
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• Erfolgt ein Monitoring der Veränderungen in Organisation und
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Prozessen, um diese ggfs. im ERP abzubilden?
➤ Datenfluss:
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• Sind die technischen und kaufmännischen Systeme im sinnvollen
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Maße miteinander vernetzt?
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• wird doppelte Datenhaltung vermieden?
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• werden Daten von einem zum anderen System – über uni- oder
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bi-direktionale Schnittstellen – weitergereicht, um:
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— Doppeleingabe von Daten zu vermeiden?
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— Daten aus Bereichen zur Verfügung zu stellen, die zur
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Verbesserung und Unterstützung eines Prozesses
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an anderer Stelle dienen können?
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— die Arbeit von räumlich getrennten Teams an einem
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gemeinsamen Projekt ermöglichen zu können?
➤ Stammdaten:
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• Mangelhafte Stammdaten-Qualität (gleich ob technisch,
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kaufmännisch, vertrieblich):
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— ist vielfach Ausgangspunkt für ein neues Software-Projekt.
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— führt zu Daten-Friedhöfen.
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— bedeutet viel Aufwand ohne Nutzen.
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• Eine sinnvolle und gut durchdachte Stammdaten-Struktur
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ermöglicht Analysen und Auswertungen in hoher Qualität,
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mit geringem Aufwand, mit schneller Verfügbarkeit.
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• Stammdaten, gut strukturiert und in hoher Qualität, sind
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unabdingbare Voraussetzung, um Prozesse (technisch und
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kaufmännisch) zunehmend automatisieren zu können (z.B.
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Grundbedingung für zunehmende Digitalisierung in der Fertigung).
Ein ERP-Audit lohnt sich!
ERP-Audit — ERP-Systeme effizienter nutzen! — Roland Dammers CON.DA Unternehmensberatung -