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ERP-Systeme effizienter nutzen

6., 2016 · By conda

Haben Sie schon mal über ein Audit Ihrer ERP- und Software-Landschaft nachgedacht?

 

ERP-Audit:

ERP-Systeme effizienter nutzen



 

 



 

Haben Sie sich bei der Nut­zung eines ERP-Sys­tems schon mal zur fol­gen­den Fra­ge Gedan­ken gemacht: wie effek­tiv ist Ihr ERP und wie effi­zi­ent nut­zen Sie es?
Zur Ver­deut­li­chung: effek­tiv ist all das, was mich der Errei­chung mei­nes Ziels näher bringt. Dar­über­hin­aus ist es auch noch effi­zi­ent, wenn das mög­lichst wirt­schaft­lich geschieht. Aber: nicht alles, was effek­tiv ist, muss gleich­zei­tig auch wirt­schaft­lich sein, und nicht alles, was effi­zi­ent ist, dient der Ziel­er­rei­chung, also der Effek­ti­vi­tät. Erstre­bens­wert – aller­dings sel­ten erreicht – ist der Zustand gleich­zei­ti­ger hoher Effek­ti­vi­tät und Effi­zi­enz. Selbst­ver­ständ­lich ist auch für den Ein­satz eines ERP-Sys­tems die­ser Zustand erstre­bens­wert.

ERP kann ein effek­ti­ves Werk­zeug sein, wenn es um die Errei­chung von Unter­neh­mens­zie­len geht. Die­se Zie­le beschrän­ken sich nicht auf pure Soft­ware- oder IT-Aspekte:

- Kos­ten sen­ken, Ratio­na­li­sie­rungs­po­ten­zia­le rea­li­sie­ren;
- Soft­ware-Land­schaft kon­so­li­die­ren („Inseln“ besei­ti­gen), Umstieg auf ein zukunfts­fä­hi­ges Sys­tem;
- Abläu­fe ver­ein­fa­chen, Pro­zess­kos­ten sen­ken, Fle­xi­bi­li­tät und Schnel­lig­keit stei­gern;
- Funk­ti­ons­um­fang erwei­tern, Anwen­der­freund­lich­keit ver­bes­sern;
- Infor­ma­ti­ons-Qua­li­tät und –Ver­füg­bar­keit stei­gern.

Auch wenn es Unter­neh­men gibt, die – bewusst oder unbe­wusst — kei­ne ein­deu­ti­gen oder mess­ba­ren Zie­le für den ERP-Ein­satz defi­nie­ren, kann man ins­ge­samt – wohl­wol­lend betrach­tet – fest­stel­len, dass man durch den Ein­satz eines ERP’s effek­ti­ver wird. Falls ein Unter­neh­men aber Zie­le für den ERP-Ein­satz for­mu­liert hat, wird den­noch eine Betrach­tung der Effek­ti­vi­tät höchst sel­ten ange­stellt, zumal sich bei eini­gen Ziel­set­zun­gen erst nach gerau­mer Zeit fest­stel­len lässt, wie effek­tiv sie erreicht wur­den. Um den­noch die­ses wich­ti­ge Kri­te­ri­um für die Unter­neh­mens­steue­rung nutz­bar zu machen, kön­nen Kenn­zah­len für den ERP-Ein­satz ermit­telt wer­den, auch wenn das ERP sich schon im Ein­satz befin­det (z.B. Vor­her-/Nach­her-Ana­ly­sen):
- Durch­lauf­zeit von Auf­trä­gen
- Dau­er von Monats- oder Jah­res­ab­schluss
- Pro­zess­kos­ten in Bereich –xy-
- Ver­füg­bar­keit von Infor­ma­tio­nen
- Pro­zess­ab­de­ckung
- etc.
Aber Effek­ti­vi­tät ist nur die eine Sei­te der Medail­le; Effi­zi­enz ist die ande­re! Die Ein­füh­rung eines ERP-Sys­tems ist für vie­le Unter­neh­men mit der­art hohen Kos­ten ver­bun­den, dass nicht sel­ten die Inves­ti­ti­ons-Bud­gets für ein oder gar zwei Jah­re von die­sem Vor­ha­ben domi­niert wer­den. Ver­gleich­bar zum Ein­satz einer neu­en Maschi­ne soll­te man mei­nen, dass Effi­zi­enz das obers­te Gebot bei der ERP-Nut­zung sei! Bei einer Maschi­ne wird schließ­lich auch ste­tig geprüft und con­trol­led, ob die Wirt­schaft­lich­keit gege­ben ist.
Aber bei ERP? Ein­mal ein­ge­führt schaut man nicht mehr so genau hin.
Wer über­prüft hier, ob die Unter­stüt­zung durch das neue Sys­tem wirt­schaft­lich ist, ob sich durch ERP-Ein­satz die Pro­fi­ta­bi­li­tät des Unter­neh­mens ver­bes­sert? Wie effi­zi­ent wird das neue Sys­tem ein­ge­setzt, oder wer­den Res­sour­cen ver­geu­det? Vor der Beant­wor­tung der­ar­ti­ger Fra­gen drückt man sich ger­ne, weil – beson­ders vor dem Hin­ter­grund der hohen Inves­ti­ti­on – unan­ge­neh­me Wahr­hei­ten ans Tages­licht kom­men kön­nen. Die­se Scheu­klap­pen müs­sen auf jeden Fall besei­tigt wer­den, Schuld­zu­wei­sun­gen sind fehl am Platz! Denn der ERP-Ein­satz unter­liegt tag­täg­lich vie­len Ein­flüs­sen und gar Blo­cka­den oder Atta­cken (in der Regel schlei­chend, unver­meid­bar, unge­wollt und unbe­wusst), die nega­ti­ve Fol­gen für den effi­zi­en­ten Ein­satz haben.
Die Besei­ti­gung der Fol­gen die­ser nega­ti­ven Ein­flüs­se führt unver­meid­lich zu fol­gen­den Situa­tio­nen:
- es muss Kapi­tal ein­ge­setzt wer­den.
- inter­ne und exter­ne Man­power wird gebun­den.
- es ver­geht teil­wei­se viel Zeit, bis neue Lösun­gen gefun­den und eta­bliert sind.
- es muss neu­es Fach­wis­sen, even­tu­ell sogar ein neu­er Mit­ar­bei­ter auf­ge­baut wer­den.
Wenn Ver­ant­wort­li­che dann vor kri­ti­schen Fra­gen und unan­ge­neh­men Ant­wor­ten zurück­schre­cken, scha­det das dem Unter­neh­men mehr als es hilft. Wie in aller Regel: offe­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on und selbst­kri­ti­sche Unter­neh­mens­kul­tur hel­fen enorm, die­sen Effi­zi­enz-Fal­len aus dem Weg gehen zu können.


Abschlie­ßend ein – sicher nicht kom­plet­tes — Lis­ting mög­li­cher Effi­zi­enz-Fal­len:


➤ „sub-opti­ma­ler“ ERP-Einsatz:

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• vie­le Mög­lich­kei­ten des Sys­tems lie­gen brach.

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• Es ent­ste­hen neue Soft­ware-Inseln (es gibt vie­le Grün­de; hier nur
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eini­ge Beispiele):

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— aus Unkennt­nis der bereits vor­han­de­nen Möglichkeiten.

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— eine 95%-Lösung ist ver­meint­lich nicht gut genug.

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— Unwil­le zu Prozess-Veränderungen

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— Bereichsschranken

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• Daten-Fried­hö­fe: es wer­den vie­le Daten erfasst (viel­leicht sogar in
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guter Qua­li­tät), dann aber „ein­ge­gra­ben und vergessen“.

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• Pro­zes­se wer­den zu kom­plex gestal­tet, man hält an „alten Zöpfen“
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fest.

➤ Schulung:

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• sind die Mit­ar­bei­ter aus­rei­chend geschult worden?

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• Wer­den regel­mä­ßig Nach­schu­lun­gen vorgenommen?

➤ Aktua­li­tät des ERP-Systems:

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• Wird das ERP im Unter­neh­men selbst auf der Höhe der Zeit

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gehalten?

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• Wird das ERP durch den Anbie­ter auf der Höhe der Zeit gehalten?

➤ ERP-Administration:

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• Ist das ERP-Team über Neu-Ent­wick­lun­gen informiert?

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• Ist das ERP-Team an der Gestal­tung der Pro­zes­se beteiligt?

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• Erfolgt ein Moni­to­ring der Ver­än­de­run­gen in Orga­ni­sa­ti­on und
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Pro­zes­sen, um die­se ggfs. im ERP abzubilden?

➤ Datenfluss:

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• Sind die tech­ni­schen und kauf­män­ni­schen Sys­te­me im sinnvollen
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Maße mit­ein­an­der vernetzt?

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• wird dop­pel­te Daten­hal­tung vermieden?

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• wer­den Daten von einem zum ande­ren Sys­tem – über uni- oder
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bi-direk­tio­na­le Schnitt­stel­len – wei­ter­ge­reicht, um:

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— Dop­pel­ein­ga­be von Daten zu vermeiden?

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— Daten aus Berei­chen zur Ver­fü­gung zu stel­len, die zur

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Ver­bes­se­rung und Unter­stüt­zung eines Prozesses

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an ande­rer Stel­le die­nen können?



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— die Arbeit von räum­lich getrenn­ten Teams an einem 

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gemein­sa­men Pro­jekt ermög­li­chen zu können?

➤ Stammdaten:

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• Man­gel­haf­te Stamm­da­ten-Qua­li­tät (gleich ob technisch,

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kauf­män­nisch, vertrieblich):

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— ist viel­fach Aus­gangs­punkt für ein neu­es Software-Projekt.

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— führt zu Daten-Friedhöfen.

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— bedeu­tet viel Auf­wand ohne Nutzen.

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• Eine sinn­vol­le und gut durch­dach­te Stammdaten-Struktur

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ermög­licht Ana­ly­sen und Aus­wer­tun­gen in hoher Qualität,

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mit gerin­gem Auf­wand, mit schnel­ler Verfügbarkeit.

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• Stamm­da­ten, gut struk­tu­riert und in hoher Qua­li­tät, sind

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unab­ding­ba­re Vor­aus­set­zung, um Pro­zes­se (tech­nisch und

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kauf­män­nisch) zuneh­mend auto­ma­ti­sie­ren zu kön­nen (z.B.

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Grund­be­din­gung für zuneh­men­de Digi­ta­li­sie­rung in der Fertigung).


Ein ERP-Audit lohnt sich!

 

ERP-Audit — ERP-Sys­te­me effi­zi­en­ter nutzen!

— Roland Dam­mers CON.DA Unternehmensberatung -

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