ERP-Systeme effizienter nutzen

6., 2016 · By conda

Haben Sie schon mal über ein Audit Ihrer ERP- und Software-Landschaft nachgedacht?

ERP-Audit:

ERP-Systeme effizienter nutzen

Haben Sie sich bei der Nutzung eines ERP-Sys­tems schon mal zur fol­gen­den Frage Gedanken gemacht: wie effek­tiv ist Ihr ERP und wie effizient nutzen Sie es?
Zur Verdeut­lichung: effek­tiv ist all das, was mich der Erre­ichung meines Ziels näher bringt. Darüber­hin­aus ist es auch noch effizient, wenn das möglichst wirtschaftlich geschieht. Aber: nicht alles, was effek­tiv ist, muss gle­ichzeit­ig auch wirtschaftlich sein, und nicht alles, was effizient ist, dient der Ziel­er­re­ichung, also der Effek­tiv­ität. Erstrebenswert – allerd­ings sel­ten erre­icht – ist der Zus­tand gle­ichzeit­iger hoher Effek­tiv­ität und Effizienz. Selb­stver­ständlich ist auch für den Ein­satz eines ERP-Sys­tems dieser Zus­tand erstrebenswert.
ERP kann ein effek­tives Werkzeug sein, wenn es um die Erre­ichung von Unternehmen­szie­len geht. Diese Ziele beschränken sich nicht auf pure Soft­ware- oder IT-Aspek­te:

- Kosten senken, Ratio­nal­isierungspoten­ziale real­isieren;
- Soft­ware-Land­schaft kon­so­li­dieren („Inseln“ beseit­i­gen), Umstieg auf ein zukun­fts­fähiges Sys­tem;
- Abläufe vere­in­fachen, Prozesskosten senken, Flex­i­bil­ität und Schnel­ligkeit steigern;
- Funk­tion­sum­fang erweit­ern, Anwen­der­fre­undlichkeit verbessern;
- Infor­ma­tions-Qual­ität und –Ver­füg­barkeit steigern.

Auch wenn es Unternehmen gibt, die – bewusst oder unbe­wusst — keine ein­deuti­gen oder mess­baren Ziele für den ERP-Ein­satz definieren, kann man ins­ge­samt – wohlwol­lend betra­chtet – fest­stellen, dass man durch den Ein­satz eines ERP’s effek­tiv­er wird. Falls ein Unternehmen aber Ziele für den ERP-Ein­satz for­muliert hat, wird den­noch eine Betra­ch­tung der Effek­tiv­ität höchst sel­ten angestellt, zumal sich bei eini­gen Zielset­zun­gen erst nach ger­aumer Zeit fest­stellen lässt, wie effek­tiv sie erre­icht wur­den. Um den­noch dieses wichtige Kri­teri­um für die Unternehmenss­teuerung nutzbar zu machen, kön­nen Kenn­zahlen für den ERP-Ein­satz ermit­telt wer­den, auch wenn das ERP sich schon im Ein­satz befind­et (z.B. Vorher-/Nach­her-Analy­sen):
- Durch­laufzeit von Aufträ­gen
- Dauer von Monats- oder Jahresab­schluss
- Prozesskosten in Bere­ich –xy-
- Ver­füg­barkeit von Infor­ma­tio­nen
- Prozess­ab­deck­ung
- etc.
Aber Effek­tiv­ität ist nur die eine Seite der Medaille; Effizienz ist die andere! Die Ein­führung eines ERP-Sys­tems ist für viele Unternehmen mit der­art hohen Kosten ver­bun­den, dass nicht sel­ten die Investi­tions-Bud­gets für ein oder gar zwei Jahre von diesem Vorhaben dominiert wer­den. Ver­gle­ich­bar zum Ein­satz ein­er neuen Mas­chine sollte man meinen, dass Effizienz das ober­ste Gebot bei der ERP-Nutzung sei! Bei ein­er Mas­chine wird schließlich auch stetig geprüft und con­trolled, ob die Wirtschaftlichkeit gegeben ist.
Aber bei ERP? Ein­mal einge­führt schaut man nicht mehr so genau hin.
Wer über­prüft hier, ob die Unter­stützung durch das neue Sys­tem wirtschaftlich ist, ob sich durch ERP-Ein­satz die Prof­itabil­ität des Unternehmens verbessert? Wie effizient wird das neue Sys­tem einge­set­zt, oder wer­den Ressourcen vergeudet? Vor der Beant­wor­tung der­ar­tiger Fra­gen drückt man sich gerne, weil – beson­ders vor dem Hin­ter­grund der hohen Investi­tion – unan­genehme Wahrheit­en ans Tages­licht kom­men kön­nen. Diese Scheuk­lap­pen müssen auf jeden Fall beseit­igt wer­den, Schuldzuweisun­gen sind fehl am Platz! Denn der ERP-Ein­satz unter­liegt tagtäglich vie­len Ein­flüssen und gar Block­aden oder Attack­en (in der Regel schle­ichend, unver­mei­d­bar, unge­wollt und unbe­wusst), die neg­a­tive Fol­gen für den effizien­ten Ein­satz haben.
Die Besei­t­i­gung der Fol­gen dieser neg­a­tiv­en Ein­flüsse führt unver­mei­dlich zu fol­gen­den Sit­u­a­tio­nen:
- es muss Kap­i­tal einge­set­zt wer­den.
- interne und externe Man­pow­er wird gebun­den.
- es verge­ht teil­weise viel Zeit, bis neue Lösun­gen gefun­den und etabliert sind.
- es muss neues Fach­wis­sen, eventuell sog­ar ein neuer Mitar­beit­er aufge­baut wer­den.
Wenn Ver­ant­wortliche dann vor kri­tis­chen Fra­gen und unan­genehmen Antworten zurückschreck­en, schadet das dem Unternehmen mehr als es hil­ft. Wie in aller Regel: offene Kom­mu­nika­tion und selb­stkri­tis­che Unternehmen­skul­tur helfen enorm, diesen Effizienz-Fall­en aus dem Weg gehen zu kön­nen.


Abschließend ein – sich­er nicht kom­plettes — List­ing möglich­er Effizienz-Fall­en:


➤ „sub-opti­maler“ ERP-Ein­satz:

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• viele Möglichkeit­en des Sys­tems liegen brach.

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• Es entste­hen neue Soft­ware-Inseln (es gibt viele Gründe; hier nur
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einige Beispiele):

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— aus Unken­nt­nis der bere­its vorhan­de­nen Möglichkeit­en.

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— eine 95%-Lösung ist ver­meintlich nicht gut genug.

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— Unwille zu Prozess-Verän­derun­gen

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— Bere­ichss­chranken

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• Dat­en-Fried­höfe: es wer­den viele Dat­en erfasst (vielle­icht sog­ar in
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guter Qual­ität), dann aber „einge­graben und vergessen“.

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• Prozesse wer­den zu kom­plex gestal­tet, man hält an „alten Zöpfen“
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fest.

➤ Schu­lung:

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• sind die Mitar­beit­er aus­re­ichend geschult wor­den?

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• Wer­den regelmäßig Nach­schu­lun­gen vorgenom­men?

➤ Aktu­al­ität des ERP-Sys­tems:

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• Wird das ERP im Unternehmen selb­st auf der Höhe der Zeit

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gehal­ten?

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• Wird das ERP durch den Anbi­eter auf der Höhe der Zeit gehal­ten?

➤ ERP-Admin­is­tra­tion:

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• Ist das ERP-Team über Neu-Entwick­lun­gen informiert?

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• Ist das ERP-Team an der Gestal­tung der Prozesse beteiligt?

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• Erfol­gt ein Mon­i­tor­ing der Verän­derun­gen in Organ­i­sa­tion und
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Prozessen, um diese ggfs. im ERP abzu­bilden?

➤ Daten­fluss:

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• Sind die tech­nis­chen und kaufmän­nis­chen Sys­teme im sin­nvollen
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Maße miteinan­der ver­net­zt?

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• wird dop­pelte Daten­hal­tung ver­mieden?

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• wer­den Dat­en von einem zum anderen Sys­tem – über uni- oder
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bi-direk­tionale Schnittstellen – weit­erg­ere­icht, um:

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— Dop­peleingabe von Dat­en zu ver­mei­den?

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— Dat­en aus Bere­ichen zur Ver­fü­gung zu stellen, die zur

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Verbesserung und Unter­stützung eines Prozess­es

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an ander­er Stelle dienen kön­nen?

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— die Arbeit von räum­lich getren­nten Teams an einem

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gemein­samen Pro­jekt ermöglichen zu kön­nen?

➤ Stam­m­dat­en:

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• Man­gel­hafte Stam­m­dat­en-Qual­ität (gle­ich ob tech­nisch,

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kaufmän­nisch, ver­trieblich):

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— ist vielfach Aus­gangspunkt für ein neues Soft­ware-Pro­jekt.

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— führt zu Dat­en-Fried­höfen.

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— bedeutet viel Aufwand ohne Nutzen.

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• Eine sin­nvolle und gut durch­dachte Stam­m­dat­en-Struk­tur

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ermöglicht Analy­sen und Auswer­tun­gen in hoher Qual­ität,

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mit geringem Aufwand, mit schneller Ver­füg­barkeit.

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• Stam­m­dat­en, gut struk­turi­ert und in hoher Qual­ität, sind

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unab­d­ing­bare Voraus­set­zung, um Prozesse (tech­nisch und

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kaufmän­nisch) zunehmend automa­tisieren zu kön­nen (z.B.

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Grundbe­din­gung für zunehmende Dig­i­tal­isierung in der Fer­ti­gung).

Ein ERP-Audit lohnt sich!

ERP-Audit — ERP-Sys­teme effizien­ter nutzen!

— Roland Dammers CON.DA Unternehmens­ber­atung -