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Enterprise Resource Planning

Das “Dilemma” bei Auswahl und Betrieb eines ERP-Systems — Teil 1

4., 2016 · By conda

Das Dilemma bei Auswahl und
Betrieb eines ERP-Systems: 

 

Prozesse oder Software anpassen?

 

Sanierung von Software-Projekten

Aus­wahl und Imple­men­tie­rung von ERP-Systemen



Teil 1: die Aus­wahl- und Kon­fi­gu­ra­ti­ons­pha­se

In der Aus­wahl- und Kon­fi­gu­ra­ti­ons­pha­se eines ERP-Pro­jek­tes stellt sich in der Regel die Fra­ge: Passt das ERP-Sys­tem zu unse­ren Pro­zes­sen? Für ein Unter­neh­men, des­sen Kern­kom­pe­tenz eben nicht die Aus­wahl eines ERP-Sys­tems ist, ist dies eine nicht ein­fach zu beant­wor­ten­de Frage!
Vie­le Pro­jek­te zur Aus­wahl eines ERP-Sys­tems wer­den mit dem Vor­satz gestartet:
„Wir ändern nicht die Soft­ware! Wir pas­sen unse­re Pro­zes­se an!“.
So gewinnt also die Aus­wahl der „rich­ti­gen“ Soft­ware immens an Bedeu­tung. Schließ­lich hat man sich ja vor­ge­nom­men, den Soft­ware-Stan­dard ein­zu­set­zen, also kein Geld für Anpas­sun­gen aus­zu­ge­ben. Gleich­zei­tig möch­te man natür­lich die Pro­zes­se im Unter­neh­men so wenig wie mög­lich anpas­sen, da auch das mit viel Auf­wand, Rei­bungs­ver­lus­ten und Erfolgs­ri­si­ko ver­bun­den ist.
Schnell ist man ver­sucht zu sagen, dass eine Kom­bi­na­ti­on von Soft­ware- und Pro­zess-Anpas­sung der „gol­de­ne“ Weg ist. Aber: ist das wirk­lich die für das Unter­neh­men pas­sen­de Vorgehensweise?
Pau­schal lässt sich die­se Fra­ge nicht beant­wor­ten. Vie­le unter­neh­mens­spe­zi­fi­sche Fak­to­ren neh­men Ein­fluss auf eine mög­lichst opti­ma­le Vorgehensweise:
— soll ein vor­han­de­nes ERP-Sys­tem ersetzt oder moder­ni­siert werden?
— soll erst­ma­lig ein umfas­sen­des ERP-Sys­tem ein­ge­setzt wer­den, d.h. müs­sen — in der Regel schon exis­tie­ren­de — Insel­lö­sun­gen abge­löst werden?
— sind die exis­tie­ren­den Pro­zes­se nicht mehr zeit­ge­mäß, ver­al­tet, ineffizient?
— hat sich die Unter­neh­mens­si­tua­ti­on oder der Geschäfts­ge­gen­stand verändert?
— hat sich die Wett­be­werbs­si­tua­ti­on oder das Unter­neh­mens­um­feld gewandelt?
Hier­zu gesellt sich ein wei­te­res Bün­del an Aspek­ten, des­sen Beach­tung aber zur Beant­wor­tung der ein­gangs gestell­ten Fra­ge kei­nes­wegs eine gerin­ge­re Prio­ri­tät hat:
— wie fort­ge­schrit­ten ist das Unter­neh­men im Ein­satz von ERP und ande­ren Software-Systemen?
— wie hoch ist der Stel­len­wert des ERP-Ein­sat­zes im Unternehmen?
— wie hoch ist die Bereit­schaft zur Inves­ti­ti­on in ERP-Sys­tem, Pro­zes­se und Organisation?
— wel­che Ein­schät­zun­gen und Erwar­tun­gen gibt es hin­sicht­lich des ROI?
— wel­che Unter­stüt­zung sei­tens des Manage­ments ist vorhanden?
— auf wel­che eige­nen Res­sour­cen kann zurück­ge­grif­fen werden?
— was über­wiegt: Behar­rungs­ver­mö­gen oder Veränderungsbereitschaft?
Ein erfolg­rei­ches ERP-Pro­jekt beginnt also nicht erst mit der Aus­wahl der „rich­ti­gen“ Soft­ware. Ein Unter­neh­men, das sich auf den Weg zu „moder­nem“ ERP macht, hat bereits im Vor­feld die Situa­ti­on sehr tief­ge­hend ana­ly­siert und Chan­cen und Risi­ken abge­wo­gen. Gera­de auch für ein Klein- und Mit­tel­stän­di­sches Unter­neh­men ist dabei der Spie­gel, der ihm von einem neu­tra­len Part­ner vor­ge­hal­ten wird, oft ein wert­vol­les Instru­ment zur Ent­schei­dungs­fin­dung: pas­sen wir die Pro­zes­se oder die Soft­ware an?



Teil 2: Die Betriebsphase

Das “Dilemma” bei Auswahl und Betrieb eines ERP-Systems — Teil 2

20., 2015 · By conda

Das Dilemma bei Auswahl und
Betrieb eines ERP-Systems: 

 

Prozesse oder Software anpassen?

 

Sanierung von Software-Projekten



Teil 2: die Betriebs­pha­se

In der Betriebs­pha­se eines ERP-Sys­tems dreht sich erstaun­li­cher­wei­se (oder auch nicht?) die in der Aus­wahl­pha­se gestell­te Fra­ge häu­fig genug um. Nun heißt es: „Unse­re Pro­zes­se pas­sen nicht zum ERP! Haben wir das rich­ti­ge ERP gewählt?“.

Wor­an liegt das? Man hat doch die Unter­neh­mens­si­tua­ti­on und die Vor­aus­set­zun­gen sel­ber inten­siv geprüft und auch durch Drit­te ana­ly­sie­ren las­sen. Hat man etwa den­noch Feh­ler im Aus­wahl­pro­zess oder in der Imple­men­tie­rung gemacht?

Nun, ganz aus­zu­schlie­ßen ist das nicht. Diver­se Stu­di­en berich­ten von hohen Pro­zent­zah­len, in denen in ERP-Pro­jek­ten die Zie­le nicht erreicht wur­den. Ganz dra­ma­tisch wird es, wenn Ein­füh­rungs­pro­jek­te gar abge­bro­chen wer­den müs­sen, weil so ziem­lich alles aus dem Ruder läuft und nur wenig funk­tio­niert (jüngs­tes Bei­spiel: Frachts­par­te eines deut­schen Logis­tik-Unter­neh­mens, Okt. 2015).
Bei man­chen Pro­jek­ten ist bereits beim „go-live“ klar, dass eini­ge Zie­le nicht erreicht wur­den oder über­haupt erreich­bar sind. In der Regel wer­den Zeit- und Kos­ten­zie­le nicht ein­ge­hal­ten; es gibt aber auch Defi­zi­te, weil die Soft­ware die in der Pro­jekt­pha­se ver­spro­che­nen Funk­tio­na­li­tä­ten nicht zufrie­den­stel­lend abbil­den kann oder Pro­zes­se nicht in beab­sich­tig­tem Maße ange­passt wer­den konn­ten.

Bei ande­ren ERP-Pro­jek­ten wird erst im Lau­fe der Zeit (nach Mona­ten oder Jah­ren) deut­lich, dass man man­chen Ziel­set­zun­gen hin­ter­her hinkt oder sich gar wei­ter davon ent­fernt. Hier muss man oft fest­stel­len, dass „ein­mal imple­men­tiert“ nicht heißt, dass in Bezug auf ERP jetzt für die nächs­ten 10 Jah­re alles erle­digt und gut ist. Der Betrieb eines ERP-Sys­tems, des „Ner­ven­sys­tems“ des Unter­neh­mens, erfor­dert stän­di­ge Betreu­ung und Beob­ach­tung der Ent­wick­lun­gen in Orga­ni­sa­ti­on und auch der Soft­ware sel­ber. Ver­säumt man dies, ist mög­li­cher­wei­se die „Imple­men­tie­rung“ – nicht die Soft­ware sel­ber – schnell ver­al­tet, bzw. der „ERP-Anzug“ passt nicht mehr. Man muss dann fest­stel­len, dass man bei­spiels­wei­se auf­grund Ver­än­de­rungs­un­wil­lig­keit, zu gro­ßem orga­ni­sa­to­ri­schen Behar­rungs­ver­mö­gen und nicht genü­gend kon­se­quen­ter Anpas­sung von Pro­zes­sen in alte Mus­ter zurückfällt.


Aber auch ande­re Aspek­te kön­nen unter­neh­mens­in­tern zu einer Ver­schlech­te­rung der „ERP-Effi­zi­enz“ füh­ren:
- Das Unter­neh­men ändert sich, aber die Pro­zes­se und deren Abbil­dung in der Soft­ware wer­den nicht ange­passt.
- Umwelt und Anfor­de­run­gen an das Unter­neh­men ändern sich, das ERP-Sys­tem wird aber nicht ange­passt.
- Die Soft­ware ent­wi­ckelt sich wei­ter, man geht die­se Ent­wick­lung aber nicht mit.
- Lösun­gen für neue Anfor­de­run­gen oder Fra­ge­stel­lun­gen wer­den außer­halb des ERP – mit nicht inte­grier­ten Sys­te­men — gesucht und eta­bliert ⇒ erneu­te „Insel­bil­dung“.
- Die Ana­ly­se der ver­füg­ba­ren gemein­sa­men Daten­ba­sis erfolgt nicht koor­di­niert und nach fest­ge­leg­ten Regeln ⇒ jeder erstellt sei­ne eige­ne Sta­tis­tik!

Auch ohne die­ser Lis­te wei­te­re mög­li­che Punk­te hin­zu­zu­fü­gen wird deut­lich, dass ein erfolg­rei­ches ERP-Pro­jekt nicht mit der Aus­wahl und der Imple­men­tie­rung abge­schlos­sen ist. Es beginnt dann erst rich­tig! Beach­tet man die­se Tat­sa­che nicht, stellt man nicht nur ein bis­her erfolg­rei­ches Pro­jekt in Fra­ge, gefähr­det ROI und ERP-Nut­zen, man ero­diert mög­li­cher­wei­se auch den Unter­neh­mens­er­folg. Und sicher kommt dann viel zu schnell die Fra­ge auf:
„Haben wir das rich­ti­ge ERP-Sys­tem gewählt?“