Enterprise Resource Planning
Das “Dilemma” bei Auswahl und Betrieb eines ERP-Systems — Teil 1
4., 2016 · By conda
Das Dilemma bei Auswahl und
Betrieb eines ERP-Systems:
Prozesse oder Software anpassen?
Auswahl und Implementierung von ERP-Systemen
Teil 1: die Auswahl- und Konfigurationsphase
In der Auswahl- und Konfigurationsphase eines ERP-Projektes stellt sich in der Regel die Frage: Passt das ERP-System zu unseren Prozessen? Für ein Unternehmen, dessen Kernkompetenz eben nicht die Auswahl eines ERP-Systems ist, ist dies eine nicht einfach zu beantwortende Frage!
Viele Projekte zur Auswahl eines ERP-Systems werden mit dem Vorsatz gestartet:
„Wir ändern nicht die Software! Wir passen unsere Prozesse an!“.
So gewinnt also die Auswahl der „richtigen“ Software immens an Bedeutung. Schließlich hat man sich ja vorgenommen, den Software-Standard einzusetzen, also kein Geld für Anpassungen auszugeben. Gleichzeitig möchte man natürlich die Prozesse im Unternehmen so wenig wie möglich anpassen, da auch das mit viel Aufwand, Reibungsverlusten und Erfolgsrisiko verbunden ist.
Schnell ist man versucht zu sagen, dass eine Kombination von Software- und Prozess-Anpassung der „goldene“ Weg ist. Aber: ist das wirklich die für das Unternehmen passende Vorgehensweise?
Pauschal lässt sich diese Frage nicht beantworten. Viele unternehmensspezifische Faktoren nehmen Einfluss auf eine möglichst optimale Vorgehensweise:
— soll ein vorhandenes ERP-System ersetzt oder modernisiert werden?
— soll erstmalig ein umfassendes ERP-System eingesetzt werden, d.h. müssen — in der Regel schon existierende — Insellösungen abgelöst werden?
— sind die existierenden Prozesse nicht mehr zeitgemäß, veraltet, ineffizient?
— hat sich die Unternehmenssituation oder der Geschäftsgegenstand verändert?
— hat sich die Wettbewerbssituation oder das Unternehmensumfeld gewandelt?
Hierzu gesellt sich ein weiteres Bündel an Aspekten, dessen Beachtung aber zur Beantwortung der eingangs gestellten Frage keineswegs eine geringere Priorität hat:
— wie fortgeschritten ist das Unternehmen im Einsatz von ERP und anderen Software-Systemen?
— wie hoch ist der Stellenwert des ERP-Einsatzes im Unternehmen?
— wie hoch ist die Bereitschaft zur Investition in ERP-System, Prozesse und Organisation?
— welche Einschätzungen und Erwartungen gibt es hinsichtlich des ROI?
— welche Unterstützung seitens des Managements ist vorhanden?
— auf welche eigenen Ressourcen kann zurückgegriffen werden?
— was überwiegt: Beharrungsvermögen oder Veränderungsbereitschaft?
Ein erfolgreiches ERP-Projekt beginnt also nicht erst mit der Auswahl der „richtigen“ Software. Ein Unternehmen, das sich auf den Weg zu „modernem“ ERP macht, hat bereits im Vorfeld die Situation sehr tiefgehend analysiert und Chancen und Risiken abgewogen. Gerade auch für ein Klein- und Mittelständisches Unternehmen ist dabei der Spiegel, der ihm von einem neutralen Partner vorgehalten wird, oft ein wertvolles Instrument zur Entscheidungsfindung: passen wir die Prozesse oder die Software an?
Das “Dilemma” bei Auswahl und Betrieb eines ERP-Systems — Teil 2
20., 2015 · By conda
Das Dilemma bei Auswahl und
Betrieb eines ERP-Systems:
Prozesse oder Software anpassen?
Teil 2: die Betriebsphase
In der Betriebsphase eines ERP-Systems dreht sich erstaunlicherweise (oder auch nicht?) die in der Auswahlphase gestellte Frage häufig genug um. Nun heißt es: „Unsere Prozesse passen nicht zum ERP! Haben wir das richtige ERP gewählt?“.
Woran liegt das? Man hat doch die Unternehmenssituation und die Voraussetzungen selber intensiv geprüft und auch durch Dritte analysieren lassen. Hat man etwa dennoch Fehler im Auswahlprozess oder in der Implementierung gemacht?
Nun, ganz auszuschließen ist das nicht. Diverse Studien berichten von hohen Prozentzahlen, in denen in ERP-Projekten die Ziele nicht erreicht wurden. Ganz dramatisch wird es, wenn Einführungsprojekte gar abgebrochen werden müssen, weil so ziemlich alles aus dem Ruder läuft und nur wenig funktioniert (jüngstes Beispiel: Frachtsparte eines deutschen Logistik-Unternehmens, Okt. 2015).
Bei manchen Projekten ist bereits beim „go-live“ klar, dass einige Ziele nicht erreicht wurden oder überhaupt erreichbar sind. In der Regel werden Zeit- und Kostenziele nicht eingehalten; es gibt aber auch Defizite, weil die Software die in der Projektphase versprochenen Funktionalitäten nicht zufriedenstellend abbilden kann oder Prozesse nicht in beabsichtigtem Maße angepasst werden konnten.
Bei anderen ERP-Projekten wird erst im Laufe der Zeit (nach Monaten oder Jahren) deutlich, dass man manchen Zielsetzungen hinterher hinkt oder sich gar weiter davon entfernt. Hier muss man oft feststellen, dass „einmal implementiert“ nicht heißt, dass in Bezug auf ERP jetzt für die nächsten 10 Jahre alles erledigt und gut ist. Der Betrieb eines ERP-Systems, des „Nervensystems“ des Unternehmens, erfordert ständige Betreuung und Beobachtung der Entwicklungen in Organisation und auch der Software selber. Versäumt man dies, ist möglicherweise die „Implementierung“ – nicht die Software selber – schnell veraltet, bzw. der „ERP-Anzug“ passt nicht mehr. Man muss dann feststellen, dass man beispielsweise aufgrund Veränderungsunwilligkeit, zu großem organisatorischen Beharrungsvermögen und nicht genügend konsequenter Anpassung von Prozessen in alte Muster zurückfällt.
Aber auch andere Aspekte können unternehmensintern zu einer Verschlechterung der „ERP-Effizienz“ führen:
- Das Unternehmen ändert sich, aber die Prozesse und deren Abbildung in der Software werden nicht angepasst.
- Umwelt und Anforderungen an das Unternehmen ändern sich, das ERP-System wird aber nicht angepasst.
- Die Software entwickelt sich weiter, man geht diese Entwicklung aber nicht mit.
- Lösungen für neue Anforderungen oder Fragestellungen werden außerhalb des ERP – mit nicht integrierten Systemen — gesucht und etabliert ⇒ erneute „Inselbildung“.
- Die Analyse der verfügbaren gemeinsamen Datenbasis erfolgt nicht koordiniert und nach festgelegten Regeln ⇒ jeder erstellt seine eigene Statistik!
Auch ohne dieser Liste weitere mögliche Punkte hinzuzufügen wird deutlich, dass ein erfolgreiches ERP-Projekt nicht mit der Auswahl und der Implementierung abgeschlossen ist. Es beginnt dann erst richtig! Beachtet man diese Tatsache nicht, stellt man nicht nur ein bisher erfolgreiches Projekt in Frage, gefährdet ROI und ERP-Nutzen, man erodiert möglicherweise auch den Unternehmenserfolg. Und sicher kommt dann viel zu schnell die Frage auf:
„Haben wir das richtige ERP-System gewählt?“