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Enterprise Resource Planning

Das “Dilemma” bei Auswahl und Betrieb eines ERP-Systems — Teil 1

4., 2016 · By conda

Das Dilemma bei Auswahl und
Betrieb eines ERP-Systems:

 

Prozesse oder Software anpassen?

 

Sanierung von Software-Projekten

Auswahl und Imple­men­tierung von ERP-Sys­te­men



Teil 1: die Auswahl- und Kon­fig­u­ra­tionsphase

In der Auswahl- und Kon­fig­u­ra­tionsphase eines ERP-Pro­jek­tes stellt sich in der Regel die Frage: Passt das ERP-Sys­tem zu unseren Prozessen? Für ein Unternehmen, dessen Kernkom­pe­tenz eben nicht die Auswahl eines ERP-Sys­tems ist, ist dies eine nicht ein­fach zu beant­wor­tende Frage!
Viele Pro­jek­te zur Auswahl eines ERP-Sys­tems wer­den mit dem Vor­satz ges­tartet:
„Wir ändern nicht die Soft­ware! Wir passen unsere Prozesse an!“.
So gewin­nt also die Auswahl der „richti­gen“ Soft­ware immens an Bedeu­tung. Schließlich hat man sich ja vorgenom­men, den Soft­ware-Stan­dard einzuset­zen, also kein Geld für Anpas­sun­gen auszugeben. Gle­ichzeit­ig möchte man natür­lich die Prozesse im Unternehmen so wenig wie möglich anpassen, da auch das mit viel Aufwand, Rei­bungsver­lus­ten und Erfol­gsrisiko ver­bun­den ist.
Schnell ist man ver­sucht zu sagen, dass eine Kom­bi­na­tion von Soft­ware- und Prozess-Anpas­sung der „gold­ene“ Weg ist. Aber: ist das wirk­lich die für das Unternehmen passende Vorge­hensweise?
Pauschal lässt sich diese Frage nicht beant­worten. Viele unternehmensspez­i­fis­che Fak­toren nehmen Ein­fluss auf eine möglichst opti­male Vorge­hensweise:
— soll ein vorhan­denes ERP-Sys­tem erset­zt oder mod­ernisiert wer­den?
— soll erst­ma­lig ein umfassendes ERP-Sys­tem einge­set­zt wer­den, d.h. müssen — in der Regel schon existierende — Insel­lö­sun­gen abgelöst wer­den?
— sind die existieren­den Prozesse nicht mehr zeit­gemäß, ver­al­tet, inef­fizient?
— hat sich die Unternehmenssi­t­u­a­tion oder der Geschäfts­ge­gen­stand verän­dert?
— hat sich die Wet­tbe­werb­ssi­t­u­a­tion oder das Unternehmen­su­m­feld gewan­delt?
Hierzu gesellt sich ein weit­eres Bün­del an Aspek­ten, dessen Beach­tung aber zur Beant­wor­tung der ein­gangs gestell­ten Frage keineswegs eine gerin­gere Pri­or­ität hat:
— wie fort­geschrit­ten ist das Unternehmen im Ein­satz von ERP und anderen Soft­ware-Sys­te­men?
— wie hoch ist der Stel­len­wert des ERP-Ein­satzes im Unternehmen?
— wie hoch ist die Bere­itschaft zur Investi­tion in ERP-Sys­tem, Prozesse und Organ­i­sa­tion?
— welche Ein­schätzun­gen und Erwartun­gen gibt es hin­sichtlich des ROI?
— welche Unter­stützung seit­ens des Man­age­ments ist vorhan­den?
— auf welche eige­nen Ressourcen kann zurück­ge­grif­f­en wer­den?
— was über­wiegt: Behar­rungsver­mö­gen oder Verän­derungs­bere­itschaft?
Ein erfol­gre­ich­es ERP-Pro­jekt begin­nt also nicht erst mit der Auswahl der „richti­gen“ Soft­ware. Ein Unternehmen, das sich auf den Weg zu „mod­ernem“ ERP macht, hat bere­its im Vor­feld die Sit­u­a­tion sehr tiefge­hend analysiert und Chan­cen und Risiken abge­wogen. Ger­ade auch für ein Klein- und Mit­tel­ständis­ches Unternehmen ist dabei der Spiegel, der ihm von einem neu­tralen Part­ner vorge­hal­ten wird, oft ein wertvolles Instru­ment zur Entschei­dungs­find­ung: passen wir die Prozesse oder die Soft­ware an?



Teil 2: Die Betrieb­sphase

Das “Dilemma” bei Auswahl und Betrieb eines ERP-Systems — Teil 2

20., 2015 · By conda

Das Dilemma bei Auswahl und
Betrieb eines ERP-Systems:

 

Prozesse oder Software anpassen?

 

Sanierung von Software-Projekten



Teil 2: die Betrieb­sphase

In der Betrieb­sphase eines ERP-Sys­tems dreht sich erstaunlicher­weise (oder auch nicht?) die in der Auswahlphase gestellte Frage häu­fig genug um. Nun heißt es: „Unsere Prozesse passen nicht zum ERP! Haben wir das richtige ERP gewählt?“.

Woran liegt das? Man hat doch die Unternehmenssi­t­u­a­tion und die Voraus­set­zun­gen sel­ber inten­siv geprüft und auch durch Dritte analysieren lassen. Hat man etwa den­noch Fehler im Auswahl­prozess oder in der Imple­men­tierung gemacht?

Nun, ganz auszuschließen ist das nicht. Diverse Stu­di­en bericht­en von hohen Prozentzahlen, in denen in ERP-Pro­jek­ten die Ziele nicht erre­icht wur­den. Ganz drama­tisch wird es, wenn Ein­führung­spro­jek­te gar abge­brochen wer­den müssen, weil so ziem­lich alles aus dem Rud­er läuft und nur wenig funk­tion­iert (jüng­stes Beispiel: Frachtsparte eines deutschen Logis­tik-Unternehmens, Okt. 2015).
Bei manchen Pro­jek­ten ist bere­its beim „go-live“ klar, dass einige Ziele nicht erre­icht wur­den oder über­haupt erre­ich­bar sind. In der Regel wer­den Zeit- und Kosten­ziele nicht einge­hal­ten; es gibt aber auch Defizite, weil die Soft­ware die in der Pro­jek­t­phase ver­sproch­enen Funk­tion­al­itäten nicht zufrieden­stel­lend abbilden kann oder Prozesse nicht in beab­sichtigtem Maße angepasst wer­den kon­nten.

Bei anderen ERP-Pro­jek­ten wird erst im Laufe der Zeit (nach Monat­en oder Jahren) deut­lich, dass man manchen Zielset­zun­gen hin­ter­her hinkt oder sich gar weit­er davon ent­fer­nt. Hier muss man oft fest­stellen, dass „ein­mal imple­men­tiert“ nicht heißt, dass in Bezug auf ERP jet­zt für die näch­sten 10 Jahre alles erledigt und gut ist. Der Betrieb eines ERP-Sys­tems, des „Ner­ven­sys­tems“ des Unternehmens, erfordert ständi­ge Betreu­ung und Beobach­tung der Entwick­lun­gen in Organ­i­sa­tion und auch der Soft­ware sel­ber. Ver­säumt man dies, ist möglicher­weise die „Imple­men­tierung“ – nicht die Soft­ware sel­ber – schnell ver­al­tet, bzw. der „ERP-Anzug“ passt nicht mehr. Man muss dann fest­stellen, dass man beispiel­sweise auf­grund Verän­derung­sun­willigkeit, zu großem organ­isatorischen Behar­rungsver­mö­gen und nicht genü­gend kon­se­quenter Anpas­sung von Prozessen in alte Muster zurück­fällt.


Aber auch andere Aspek­te kön­nen unternehmensin­tern zu ein­er Ver­schlechterung der „ERP-Effizienz“ führen:
- Das Unternehmen ändert sich, aber die Prozesse und deren Abbil­dung in der Soft­ware wer­den nicht angepasst.
- Umwelt und Anforderun­gen an das Unternehmen ändern sich, das ERP-Sys­tem wird aber nicht angepasst.
- Die Soft­ware entwick­elt sich weit­er, man geht diese Entwick­lung aber nicht mit.
- Lösun­gen für neue Anforderun­gen oder Fragestel­lun­gen wer­den außer­halb des ERP – mit nicht inte­gri­erten Sys­te­men — gesucht und etabliert ⇒ erneute „Insel­bil­dung“.
- Die Analyse der ver­füg­baren gemein­samen Daten­ba­sis erfol­gt nicht koor­diniert und nach fest­gelegten Regeln ⇒ jed­er erstellt seine eigene Sta­tis­tik!

Auch ohne dieser Liste weit­ere mögliche Punk­te hinzuzufü­gen wird deut­lich, dass ein erfol­gre­ich­es ERP-Pro­jekt nicht mit der Auswahl und der Imple­men­tierung abgeschlossen ist. Es begin­nt dann erst richtig! Beachtet man diese Tat­sache nicht, stellt man nicht nur ein bish­er erfol­gre­ich­es Pro­jekt in Frage, gefährdet ROI und ERP-Nutzen, man erodiert möglicher­weise auch den Unternehmenser­folg. Und sich­er kommt dann viel zu schnell die Frage auf:
„Haben wir das richtige ERP-Sys­tem gewählt?“