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ERP-Systeme effizienter nutzen
6., 2016 · By conda
Haben Sie schon mal über ein Audit Ihrer ERP- und Software-Landschaft nachgedacht?
ERP-Audit:
ERP-Systeme effizienter nutzen
Haben Sie sich bei der Nutzung eines ERP-Systems schon mal zur folgenden Frage Gedanken gemacht: wie effektiv ist Ihr ERP und wie effizient nutzen Sie es?
Zur Verdeutlichung: effektiv ist all das, was mich der Erreichung meines Ziels näher bringt. Darüberhinaus ist es auch noch effizient, wenn das möglichst wirtschaftlich geschieht. Aber: nicht alles, was effektiv ist, muss gleichzeitig auch wirtschaftlich sein, und nicht alles, was effizient ist, dient der Zielerreichung, also der Effektivität. Erstrebenswert – allerdings selten erreicht – ist der Zustand gleichzeitiger hoher Effektivität und Effizienz. Selbstverständlich ist auch für den Einsatz eines ERP-Systems dieser Zustand erstrebenswert.
ERP kann ein effektives Werkzeug sein, wenn es um die Erreichung von Unternehmenszielen geht. Diese Ziele beschränken sich nicht auf pure Software- oder IT-Aspekte:
- Kosten senken, Rationalisierungspotenziale realisieren;
- Software-Landschaft konsolidieren („Inseln“ beseitigen), Umstieg auf ein zukunftsfähiges System;
- Abläufe vereinfachen, Prozesskosten senken, Flexibilität und Schnelligkeit steigern;
- Funktionsumfang erweitern, Anwenderfreundlichkeit verbessern;
- Informations-Qualität und –Verfügbarkeit steigern.
Auch wenn es Unternehmen gibt, die – bewusst oder unbewusst — keine eindeutigen oder messbaren Ziele für den ERP-Einsatz definieren, kann man insgesamt – wohlwollend betrachtet – feststellen, dass man durch den Einsatz eines ERP’s effektiver wird. Falls ein Unternehmen aber Ziele für den ERP-Einsatz formuliert hat, wird dennoch eine Betrachtung der Effektivität höchst selten angestellt, zumal sich bei einigen Zielsetzungen erst nach geraumer Zeit feststellen lässt, wie effektiv sie erreicht wurden. Um dennoch dieses wichtige Kriterium für die Unternehmenssteuerung nutzbar zu machen, können Kennzahlen für den ERP-Einsatz ermittelt werden, auch wenn das ERP sich schon im Einsatz befindet (z.B. Vorher-/Nachher-Analysen):
- Durchlaufzeit von Aufträgen
- Dauer von Monats- oder Jahresabschluss
- Prozesskosten in Bereich –xy-
- Verfügbarkeit von Informationen
- Prozessabdeckung
- etc.
Aber Effektivität ist nur die eine Seite der Medaille; Effizienz ist die andere! Die Einführung eines ERP-Systems ist für viele Unternehmen mit derart hohen Kosten verbunden, dass nicht selten die Investitions-Budgets für ein oder gar zwei Jahre von diesem Vorhaben dominiert werden. Vergleichbar zum Einsatz einer neuen Maschine sollte man meinen, dass Effizienz das oberste Gebot bei der ERP-Nutzung sei! Bei einer Maschine wird schließlich auch stetig geprüft und controlled, ob die Wirtschaftlichkeit gegeben ist.
Aber bei ERP? Einmal eingeführt schaut man nicht mehr so genau hin.
Wer überprüft hier, ob die Unterstützung durch das neue System wirtschaftlich ist, ob sich durch ERP-Einsatz die Profitabilität des Unternehmens verbessert? Wie effizient wird das neue System eingesetzt, oder werden Ressourcen vergeudet? Vor der Beantwortung derartiger Fragen drückt man sich gerne, weil – besonders vor dem Hintergrund der hohen Investition – unangenehme Wahrheiten ans Tageslicht kommen können. Diese Scheuklappen müssen auf jeden Fall beseitigt werden, Schuldzuweisungen sind fehl am Platz! Denn der ERP-Einsatz unterliegt tagtäglich vielen Einflüssen und gar Blockaden oder Attacken (in der Regel schleichend, unvermeidbar, ungewollt und unbewusst), die negative Folgen für den effizienten Einsatz haben.
Die Beseitigung der Folgen dieser negativen Einflüsse führt unvermeidlich zu folgenden Situationen:
- es muss Kapital eingesetzt werden.
- interne und externe Manpower wird gebunden.
- es vergeht teilweise viel Zeit, bis neue Lösungen gefunden und etabliert sind.
- es muss neues Fachwissen, eventuell sogar ein neuer Mitarbeiter aufgebaut werden.
Wenn Verantwortliche dann vor kritischen Fragen und unangenehmen Antworten zurückschrecken, schadet das dem Unternehmen mehr als es hilft. Wie in aller Regel: offene Kommunikation und selbstkritische Unternehmenskultur helfen enorm, diesen Effizienz-Fallen aus dem Weg gehen zu können.
Abschließend ein – sicher nicht komplettes — Listing möglicher Effizienz-Fallen:
➤ „sub-optimaler“ ERP-Einsatz:
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• viele Möglichkeiten des Systems liegen brach.
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• Es entstehen neue Software-Inseln (es gibt viele Gründe; hier nur
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einige Beispiele):
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— aus Unkenntnis der bereits vorhandenen Möglichkeiten.
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— eine 95%-Lösung ist vermeintlich nicht gut genug.
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— Unwille zu Prozess-Veränderungen
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— Bereichsschranken
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• Daten-Friedhöfe: es werden viele Daten erfasst (vielleicht sogar in
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guter Qualität), dann aber „eingegraben und vergessen“.
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• Prozesse werden zu komplex gestaltet, man hält an „alten Zöpfen“
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fest.
➤ Schulung:
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• sind die Mitarbeiter ausreichend geschult worden?
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• Werden regelmäßig Nachschulungen vorgenommen?
➤ Aktualität des ERP-Systems:
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• Wird das ERP im Unternehmen selbst auf der Höhe der Zeit
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gehalten?
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• Wird das ERP durch den Anbieter auf der Höhe der Zeit gehalten?
➤ ERP-Administration:
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• Ist das ERP-Team über Neu-Entwicklungen informiert?
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• Ist das ERP-Team an der Gestaltung der Prozesse beteiligt?
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• Erfolgt ein Monitoring der Veränderungen in Organisation und
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Prozessen, um diese ggfs. im ERP abzubilden?
➤ Datenfluss:
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• Sind die technischen und kaufmännischen Systeme im sinnvollen
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Maße miteinander vernetzt?
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• wird doppelte Datenhaltung vermieden?
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• werden Daten von einem zum anderen System – über uni- oder
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bi-direktionale Schnittstellen – weitergereicht, um:
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— Doppeleingabe von Daten zu vermeiden?
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— Daten aus Bereichen zur Verfügung zu stellen, die zur
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Verbesserung und Unterstützung eines Prozesses
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an anderer Stelle dienen können?
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— die Arbeit von räumlich getrennten Teams an einem
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gemeinsamen Projekt ermöglichen zu können?
➤ Stammdaten:
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• Mangelhafte Stammdaten-Qualität (gleich ob technisch,
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kaufmännisch, vertrieblich):
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— ist vielfach Ausgangspunkt für ein neues Software-Projekt.
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— führt zu Daten-Friedhöfen.
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— bedeutet viel Aufwand ohne Nutzen.
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• Eine sinnvolle und gut durchdachte Stammdaten-Struktur
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ermöglicht Analysen und Auswertungen in hoher Qualität,
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mit geringem Aufwand, mit schneller Verfügbarkeit.
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• Stammdaten, gut strukturiert und in hoher Qualität, sind
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unabdingbare Voraussetzung, um Prozesse (technisch und
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kaufmännisch) zunehmend automatisieren zu können (z.B.
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Grundbedingung für zunehmende Digitalisierung in der Fertigung).
Ein ERP-Audit lohnt sich!
ERP-Audit — ERP-Systeme effizienter nutzen!
— Roland Dammers CON.DA Unternehmensberatung -
Prozesse, ERP oder Industrie 4.0
10., 2016 · By conda
Prozesse, ERP, oder Industrie 4.0:
Was treibt den Maschinen- und Anlagen-bauenden Einzelfertiger?
Manchem kleineren und mittleren Unternehmen im Maschinen- und Anlagenbau mag das große Aufsehen um Industrie 4.0 seltsam, vielleicht auch unverständlich vorkommen. Vorrangig konzentriert man sich auch weiterhin auf Prozess- und Systemoptimierung, um den Herausforderungen gerecht zu werden.
Die Vision für Industrie 4.0 formuliert als Zielsetzung die „wirtschaftliche Fertigung der Losgröße 1 bei Vermeidung von Leerlaufkosten“. Dennoch ist für viele Einzelfertiger Industrie 4.0 aktuell noch kein Thema. Laut VDMA-Studie INDUSTRIE 4.0‑READINESS (Oktober 2015) beschäftigen sich vornehmlich größere Unternehmen mit „cyber-physical systems“. Insgesamt aber ist für mehr als 70% der befragten Teilnehmer im Maschinen- und Anlagenbau Industrie 4.0 — wenn überhaupt — nur am Rande von Bedeutung; in der Metall-verarbeitung sind es gar 90%.
Die Ursachen dafür sind relativ klar:
- „Best Practice“-Beispiele für den Einzelfertiger sind sehr rar.
- eine Kosten-Nutzen-Kalkulation ist sehr vage.
- die mit Industrie 4.0 einhergehenden Veränderungen in der gesamten Wertschöpfungskette und im Unternehmen selbst können bisher kaum konkret gefasst werden.
- KMU’s stellen keine eigenen Ressourcen für ein Industrie 4.0‑Projekt zur Verfügung, bzw. es gibt diese Ressourcen hier gar nicht.
- In Projekten zur Modernisierung oder Einführung von ERP-Systemen, bzw. im Prozess- und System-Re-Engineering liegen für viele Unternehmen auf absehbare Zeit noch die größeren, schneller zu erreichenden Verbesserungs-Potenziale.
Natürlich heißt das nicht, dass man Industrie 4.0 für die nächsten 10 Jahre erst mal beruhigt ignorieren kann. Ein vorausschauender Unternehmer — nicht nur im Maschinen- und Anlagenbau — wird die Entwicklung sorgfältig beobachten. Er entwickelt sein Geschäftsmodell zukunftsorientiert derart weiter, dass er den Anforderungen seiner Märkte und der Wettbewerbssituation möglichst optimal gerecht wird. Darunter finden sich selbstverständlich auch Werkzeuge, Systeme, Maßnahmen, die eine konsequente „digitale“ Weiterentwicklung des Unternehmens bedeuten. Die Ergänzung und Verknüpfung von ERP-Funktionalitäten beispielsweise mit Produktdaten-Management — PDM oder Manufacturing Execution System – MES sind wichtige Schritte dieses Prozesses. Nach heutigem Sprachgebrauch wäre das Unternehmen damit schon auf einem guten Weg hin zu „Ready for Internet of Things“.
Auch wenn für die meisten Einzelfertiger Industrie 4.0 aktuell nicht die höchste Priorität hat, wird man sich diesem Trend der zunehmend „daten-getriebenen Wertschöpfungskette“ nicht verschließen können. Wenn zu kalkulierbaren und vertretbaren Kosten die Wertschöpfungskette durch Digitalisierung optimiert werden kann, dann werden auch viele KMU-Einzelfertiger ihre Prioritäten neu setzen. Eile besteht nicht, denn die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit dazu ist auf jeden Fall vorhanden. Dennoch ist es wichtig, vorbereitet zu sein. Die Basis für Industrie 4.0 ist eine entsprechende Ausrichtung und stetige Optimierung von Prozessen, Systemen und Organisation. Doch dies alleine reicht nicht aus: neben einer gefestigten Struktur und optimierten Systemlandschaft ist eine grundsätzlich positive Einstellung des Unternehmens hinsichtlich einer fortschreitenden „Digitalisierung des Geschäftsmodells“ unabdingbar.
Prozesse, ERP, oder Industrie 4.0: Was treibt den Maschinen- und Anlagen-bauenden Einzelfertiger?
— Roland Dammers CON.DA Unternehmensberatung -
Das “Dilemma” bei Auswahl und Betrieb eines ERP-Systems — Teil 1
4., 2016 · By conda
Das Dilemma bei Auswahl und
Betrieb eines ERP-Systems:
Prozesse oder Software anpassen?
Auswahl und Implementierung von ERP-Systemen
Teil 1: die Auswahl- und Konfigurationsphase
In der Auswahl- und Konfigurationsphase eines ERP-Projektes stellt sich in der Regel die Frage: Passt das ERP-System zu unseren Prozessen? Für ein Unternehmen, dessen Kernkompetenz eben nicht die Auswahl eines ERP-Systems ist, ist dies eine nicht einfach zu beantwortende Frage!
Viele Projekte zur Auswahl eines ERP-Systems werden mit dem Vorsatz gestartet:
„Wir ändern nicht die Software! Wir passen unsere Prozesse an!“.
So gewinnt also die Auswahl der „richtigen“ Software immens an Bedeutung. Schließlich hat man sich ja vorgenommen, den Software-Standard einzusetzen, also kein Geld für Anpassungen auszugeben. Gleichzeitig möchte man natürlich die Prozesse im Unternehmen so wenig wie möglich anpassen, da auch das mit viel Aufwand, Reibungsverlusten und Erfolgsrisiko verbunden ist.
Schnell ist man versucht zu sagen, dass eine Kombination von Software- und Prozess-Anpassung der „goldene“ Weg ist. Aber: ist das wirklich die für das Unternehmen passende Vorgehensweise?
Pauschal lässt sich diese Frage nicht beantworten. Viele unternehmensspezifische Faktoren nehmen Einfluss auf eine möglichst optimale Vorgehensweise:
— soll ein vorhandenes ERP-System ersetzt oder modernisiert werden?
— soll erstmalig ein umfassendes ERP-System eingesetzt werden, d.h. müssen — in der Regel schon existierende — Insellösungen abgelöst werden?
— sind die existierenden Prozesse nicht mehr zeitgemäß, veraltet, ineffizient?
— hat sich die Unternehmenssituation oder der Geschäftsgegenstand verändert?
— hat sich die Wettbewerbssituation oder das Unternehmensumfeld gewandelt?
Hierzu gesellt sich ein weiteres Bündel an Aspekten, dessen Beachtung aber zur Beantwortung der eingangs gestellten Frage keineswegs eine geringere Priorität hat:
— wie fortgeschritten ist das Unternehmen im Einsatz von ERP und anderen Software-Systemen?
— wie hoch ist der Stellenwert des ERP-Einsatzes im Unternehmen?
— wie hoch ist die Bereitschaft zur Investition in ERP-System, Prozesse und Organisation?
— welche Einschätzungen und Erwartungen gibt es hinsichtlich des ROI?
— welche Unterstützung seitens des Managements ist vorhanden?
— auf welche eigenen Ressourcen kann zurückgegriffen werden?
— was überwiegt: Beharrungsvermögen oder Veränderungsbereitschaft?
Ein erfolgreiches ERP-Projekt beginnt also nicht erst mit der Auswahl der „richtigen“ Software. Ein Unternehmen, das sich auf den Weg zu „modernem“ ERP macht, hat bereits im Vorfeld die Situation sehr tiefgehend analysiert und Chancen und Risiken abgewogen. Gerade auch für ein Klein- und Mittelständisches Unternehmen ist dabei der Spiegel, der ihm von einem neutralen Partner vorgehalten wird, oft ein wertvolles Instrument zur Entscheidungsfindung: passen wir die Prozesse oder die Software an?
Das “Dilemma” bei Auswahl und Betrieb eines ERP-Systems — Teil 2
20., 2015 · By conda
Das Dilemma bei Auswahl und
Betrieb eines ERP-Systems:
Prozesse oder Software anpassen?
Teil 2: die Betriebsphase
In der Betriebsphase eines ERP-Systems dreht sich erstaunlicherweise (oder auch nicht?) die in der Auswahlphase gestellte Frage häufig genug um. Nun heißt es: „Unsere Prozesse passen nicht zum ERP! Haben wir das richtige ERP gewählt?“.
Woran liegt das? Man hat doch die Unternehmenssituation und die Voraussetzungen selber intensiv geprüft und auch durch Dritte analysieren lassen. Hat man etwa dennoch Fehler im Auswahlprozess oder in der Implementierung gemacht?
Nun, ganz auszuschließen ist das nicht. Diverse Studien berichten von hohen Prozentzahlen, in denen in ERP-Projekten die Ziele nicht erreicht wurden. Ganz dramatisch wird es, wenn Einführungsprojekte gar abgebrochen werden müssen, weil so ziemlich alles aus dem Ruder läuft und nur wenig funktioniert (jüngstes Beispiel: Frachtsparte eines deutschen Logistik-Unternehmens, Okt. 2015).
Bei manchen Projekten ist bereits beim „go-live“ klar, dass einige Ziele nicht erreicht wurden oder überhaupt erreichbar sind. In der Regel werden Zeit- und Kostenziele nicht eingehalten; es gibt aber auch Defizite, weil die Software die in der Projektphase versprochenen Funktionalitäten nicht zufriedenstellend abbilden kann oder Prozesse nicht in beabsichtigtem Maße angepasst werden konnten.
Bei anderen ERP-Projekten wird erst im Laufe der Zeit (nach Monaten oder Jahren) deutlich, dass man manchen Zielsetzungen hinterher hinkt oder sich gar weiter davon entfernt. Hier muss man oft feststellen, dass „einmal implementiert“ nicht heißt, dass in Bezug auf ERP jetzt für die nächsten 10 Jahre alles erledigt und gut ist. Der Betrieb eines ERP-Systems, des „Nervensystems“ des Unternehmens, erfordert ständige Betreuung und Beobachtung der Entwicklungen in Organisation und auch der Software selber. Versäumt man dies, ist möglicherweise die „Implementierung“ – nicht die Software selber – schnell veraltet, bzw. der „ERP-Anzug“ passt nicht mehr. Man muss dann feststellen, dass man beispielsweise aufgrund Veränderungsunwilligkeit, zu großem organisatorischen Beharrungsvermögen und nicht genügend konsequenter Anpassung von Prozessen in alte Muster zurückfällt.
Aber auch andere Aspekte können unternehmensintern zu einer Verschlechterung der „ERP-Effizienz“ führen:
- Das Unternehmen ändert sich, aber die Prozesse und deren Abbildung in der Software werden nicht angepasst.
- Umwelt und Anforderungen an das Unternehmen ändern sich, das ERP-System wird aber nicht angepasst.
- Die Software entwickelt sich weiter, man geht diese Entwicklung aber nicht mit.
- Lösungen für neue Anforderungen oder Fragestellungen werden außerhalb des ERP – mit nicht integrierten Systemen — gesucht und etabliert ⇒ erneute „Inselbildung“.
- Die Analyse der verfügbaren gemeinsamen Datenbasis erfolgt nicht koordiniert und nach festgelegten Regeln ⇒ jeder erstellt seine eigene Statistik!
Auch ohne dieser Liste weitere mögliche Punkte hinzuzufügen wird deutlich, dass ein erfolgreiches ERP-Projekt nicht mit der Auswahl und der Implementierung abgeschlossen ist. Es beginnt dann erst richtig! Beachtet man diese Tatsache nicht, stellt man nicht nur ein bisher erfolgreiches Projekt in Frage, gefährdet ROI und ERP-Nutzen, man erodiert möglicherweise auch den Unternehmenserfolg. Und sicher kommt dann viel zu schnell die Frage auf:
„Haben wir das richtige ERP-System gewählt?“
Produktionstrends in der Einzelfertigung
20., 2015 · By conda
PRODUKTIONSTRENDS IN DER EINZELFERTIGUNG
Herausforderung in der Gesellschaft, Politik und Wirtschaft
In den kommenden 10 bis 15 Jahren wird auch die Produktion in der Einzelfertigung sich verändern. … müssen! Welche Trends haben überhaupt einen Einfluss darauf und weshalb? Die aktuelle Diskussion beschäftigt sich mit LCC-Sourcing, Lean Methoden, Industrie 4.0, MES und Kennzahlen-Steuerung, oder auch schon mit E³-Produktion. Was man fälschlicherweise aber häufig unter Trend versteht, sind eben nicht die Dinge und Ideen, die gerade „in Mode“ sind und vielleicht bald von etwas Neuem abgelöst werden. Die mittel– und langfristigen Faktoren, die ganz besondere Bedeutung für die zukunftsorientierte Entscheidungsfindung auch für das Unternehmen in der Einzelfertigung haben, unterliegen den Einflüssen und Veränderungen durch „Soziokulturelle Trends“ und sogenannte „Megatrends“. Nicht nur Industrie 4.0 oder das zunehmend steigende Durchschnittsalter der arbeitenden Bevölkerung in Deutschland (mit dem damit verbundenen Mangel an Fachkräften) spielen eine Rolle, wie insbesondere auch die VDI-Studie „Produktion und Logistik in Deutschland – 2025“ zeigt. Die Bedeutung von Rohstoffknappheit, steigenden Energiekosten, Corporate Social Responsibility, globalisierter Ökonomie steigt stetig. Durch seine Aktivität auf weltweiten Märkten erfährt der Einzelfertiger ebenfalls wachsenden Wettbewerbsdruck. Um diesem begegnen zu können, ist die industrielle Fertigung auf wirtschaftliche Verzahnung und effiziente Vernetzung in globalisierter Produktion und Beschaffung angewiesen. Die wachsenden Herausforderungen adressieren Politik und Gesellschaft gleichermaßen. In der Wirtschaft betreffen sie Groß-Unternehmen genauso wie Klein– und Mittelständische Unternehmen.
Trends! Veränderung! Optimierung!
In den Branchen Maschinen– und Anlagenbau – besonders auch im Bereich der Einzelfertigung – sowie Metallverarbeitung ist CON.DA beratender Partner für mittelständische Unternehmen.
Zur Absicherung der Profitabilität oder wenn die Unternehmens-Effizienz schwindet analysieren wir Organisation, Methoden und Prozesse, entwickeln nachhaltige Konzepte und begleiten den Kunden bei der Umsetzung. CON.DA baut in diesen Bereichen auf Erfahrung, Know-How und Methoden-Kompetenz. Ziel ist es, gemeinsam mit dem Kunden die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern, Operational Excellence zu erreichen und geeignete Werkzeuge optimal einzusetzen.
Darüberhinaus begleiten wir als Consultant und Dienstleister Unternehmen bei der Auswahl von Software (ERP, CAD, PDM, DMS, etc.), unterstützen bei der Einführung oder helfen bei in Not geratenen Projekten. Schon vor dem Start von Auswahl-Projekten für eine neue Software oder wenn Software „in die Jahre“ kommt, ist zudem ein Check der Systemlandschaft immer eine lohnenswerte Investition.